Gestão de equipes remotas: saiba como gerenciar com eficiência

As novas configurações do mercado fizeram com que uma série de tendências florescerem. Entre elas estão os trabalhos flexíveis. Dessa forma, muitas organizações, a fim de manterem os times mais produtivos e ganhar em competitividade, apostam na formação de equipes remotas.

O fato é que para garantir a excelência desse time, a empresa precisa saber gerenciá-lo com eficácia. É exatamente neste ponto que muitas dúvidas surgem, como:

1. Como fazer a gestão do trabalho se não estou próximo da equipe?
2. Quais equipamentos necessários para gerir uma equipe remota eficiente?
3. Como garantir as entregas de cada projeto?
4. Qual a melhor forma para estabelecer objetivos com uma equipe a distância?

A resposta para estas perguntas você verá logo abaixo, juntamente com os principais ponto que sua empresa deve ficar atenta para desenvolver equipes remotas de alta performance.

O crescimento do trabalho remoto

Antes de falarmos propriamente sobre a gestão de equipes remotas é fundamental mostrarmos dados sobre o crescimento desse novo modelo de trabalho. Ele surgiu devido à necessidade de redução de custos, mas também de uma demanda dos profissionais modernos: a possibilidade de realizar as suas tarefas com eficácia no horário em que são mais produtivos e sem precisar passar pelo estresse das grandes cidades, principalmente ligados ao trânsito.

Segundo uma pesquisa da AfterCollege, 68% dos profissionais da geração millenial afirmou que o interesse em empresas que oferecem essa modalidade de trabalho é crescente. O New York Times também produziu uma pesquisa que mostrou que atualmente cerca de 43% dos americanos já trabalham pelo menos alguns dias nesse modelo.

A diferença para os anos anteriores é bastante perceptível e a tendência é que mais empresas adotem esse estilo de atuação, dado os benefícios oferecidos por ela. Entre eles podemos destacar:

• Maior produtividade
• Redução de custos fixos
• Maior engajamento dos colaboradores
• Redução de barreiras geográficas para contratação dos melhores talentos

Esses benefícios deixam claro o potencial das equipes remotas para o sucesso do negócio. Além de contribuir com a qualidade de vida e do trabalho dos profissionais.

Abaixo você verá os principais pontos que sua empresa deve ficar atenta para gerir com qualidade suas equipes remotas.

As maneiras mais eficazes de gerenciar equipes remotas

Como foi possível ver, o trabalho remoto possui as suas especificidades em relação ao modelo tradicional. Logo, as empresas que desejam adotá-lo precisam estar atentas ao que deve ser feito para prover um gerenciamento eficaz e obter crescimento constante e competitividade.

Adoção de um sistema tecnológico moderno

A primeira coisa a ser feita é adotar um sistema de softwares moderno e que permita fazer o gerenciamento de todo o trabalho realizado por equipes remotas.

Entre os itens imprescindíveis estão:

Ferramenta de conversação com vídeo

Hoje, o mercado já oferece uma série de instrumentos, mas é preciso escolhê-los com cuidado. A empresa que opta por trabalhos remotos precisa contar com ferramentas de conversação e vídeo a fim de manterem o contato com a equipe por meio de uma espécie de escritório virtual.

Ferramenta de gerenciamento de projetos

A colaboração é um dos maiores desafios do trabalho remoto. Por isso, é importante manter um programa que permita a comunicação, troca de arquivos, controle de cada fase do projeto, entre outros assuntos relacionados às ações diárias.

Vale lembrar de que não são só as empresas que devem possuir as ferramentas adequadas. Como dissemos, é imprescindível que os colaboradores remotos também tenham acesso a elas para que possam garantir resultados satisfatórios.

Fornecimento de feedback

Depois de ter escolhido as ferramentas adequadas, o próximo passo para gerir as equipes remotas com qualidade é fornecer os feedbacks certos. Geralmente, isso não deve ser feito por meio de e-mails ou mensagens de texto, visto que é fundamental que o gestor tenha um contato mais pessoal.

Além disso, a mensagem passada por ele não pode ser generalista. Um trabalhador remoto precisa saber exatamente quais são os resultados do seu trabalho, avaliando o desempenho/produtividade.

Por exemplo, em vez de dizer que ele fez um bom trabalho, substitua a informação por: “você fez um bom trabalho, conseguiu trazer x clientes para a empresa em um espaço de x meses”. Veja neste artigo 50 frases de avaliação de desempenho que podem te ajudar a melhorar a qualidade do seu feedback.

Aliás, use esse momento para questioná-lo sobre os métodos que tem sido utilizados. Isso o ajudará a estabelecer quais as estratégias mais adequadas para aumentar os resultados.

Estabeleça protocolos a serem seguidos

Assim como na atuação presencial, o colaborador possui uma série de protocolos a serem seguidos. Sendo assim, a metodologia remota também deve seguir a mesma linha. O gerenciamento deve trabalhar em cima de uma documentação que defina:

Comunicação

Estilo de abordagem, padrão de mensagens repassadas aos clientes, deadline de resposta dos colaboradores remotos e canais de comunicação, por exemplo. Levando ainda em consideração uma plataforma que estabeleça a urgência das mensagens.

Sistema de trabalho

O padrão de trabalho também deve ser definido pelo protocolo. Afinal, é preciso que a qualidade seja mantida para entregar os melhores resultados aos clientes.

Por isso, tenha definido a linguagem a ser utilizada, fases pelas quais um projeto deve passar, regras que devem ser seguidas, padrões, entre outros.

Ambos os pontos devem ser embasados na cultura organizacional da empresa. O que é prioridade para a empresa deve ser também a do colaborador contratado para o trabalho remoto.

Vale ressaltar que a organização precisa encorajar responsabilidade e transparência no trabalho para conseguir maior eficácia.

Estabeleça um conjunto de KPIs

O trabalho remoto exige das organizações o estabelecimento de um conjunto de KPIs (Key Performance Indicator ou Indicadores-Chave de Desempenho). As métricas e metas servirão para o controle de todo o trabalho do colaborador remoto. Logo, elas devem ser definidas antes mesmo que ele comece a atuação, e precisam ser claras, objetivas e retornar resultados rápidos.

É fundamental trabalhar com aplicativos de produtividade como o Toggl, que ajudam a simplificar a mensuração e a organizar melhor a produtividade individual.

Se possível trabalhe com plano de metas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Results-Oriented, Time-Bound ou Específica, Mensurável, Alcançável, Relevante, Temporal). Ele permite a criação de metas inteligentes, deixando claro para os profissionais exatamente o que a empresa espera deles, o que garante objetividade ao trabalho e também uma produtividade mais satisfatória.

A base de uma gestão eficaz de equipes remotas é a comunicação e a organização. Ambas precisam estar bem alinhadas a fim de prover clareza e bons resultados para os colaboradores e a organização que os contrata.

Como falamos nesse último tópico, o controle e estabelecimento de métricas é crucial. Quer criar facilmente avaliações de desempenho e melhorar o desenvolvimento dos seus colaboradores? Teste o ImpulseUP!