Guia: Como implementar um sistema de avaliação de desempenho

Neste artigo, vamos abordar as melhores práticas para se ter sucesso na implementação de um novo sistema de avaliação de desempenho. Temos dois aspectos a serem considerados:

1. O primeiro aspecto é em relação às mudanças nos processos de negócio;
2. Já o segundo é em relação ao aspecto tecnológico;

Sob o ponto de vista de processos de negócio, o desafio maior está em mudar os hábitos e cultura das equipes para que a coleta e análise do desempenho ocorra de acordo com as condições ideais.

Do ponto de vista tecnológico, é necessário garantir que os recursos de software suportem o processo de avaliação de desempenho  e que possibilite uma boa experiência para os usuários, tornando o processo de gestão de desempenho algo engajador.

A seguir, listamos os 2 pontos críticos para o sucesso (ponto de vista do negócio e tecnológico) da implementação de um sistema de avaliação de desempenho considerando esses dois aspectos. Continue acompanhando!

1. Ponto de vista do negócio

A importância da gestão de desempenho deve ser reconhecida

Se funcionários e líderes não conhecem as razões pelas quais sua organização está implementando um sistema de avaliação de desempenho e, mais ainda, não acreditam que o sistema irá reconhecer seu trabalho, espere problemas!

Medições de desempenho enviesadas, atrasos nas atividades e tomadas de decisões equivocadas são alguns dos problemas que podem ocorrer se um processo de avaliação de desempenho eficiente não for implementado.

Por isso, é essencial realizar uma comunicação de impacto explicando quais são os benefícios do novo processo e por que ele é importante para o funcionário e para a empresa.

Os processos de negócio devem ser adaptados

Para que um sistema de avaliação de desempenho funcione, é necessário identificar a sua relação com os atuais processos de negócio e o que precisa ser modificado para que o sistema se adapte a eles.

É importante pensar qual o impacto e que mudanças são necessárias em relação à rotina de todos para que o sistema de avaliação de desempenho dê certo.

Outro ponto que deve ser antecipadamente pensado são os cenários de movimentação do funcionário como:

1. entrada na empresa
2. mudança de cargo
3. mudança de gerente
4. novas funções
5. licenças
6. outros

Para cada cenário, deve ser definido qual o impacto dele na avaliação de desempenho para que o processo ocorra de forma justa e sem viés.

Indicadores e métricas para avaliação de desempenho

Devem ser estabelecidas regras claras para as definições dos indicadores de desempenho e de suas métricas. Os indicadores devem estar alinhados com os objetivos organizacionais.

Os colaboradores devem ter indicadores fáceis de serem aferidos para que possam acompanhar sua evolução e se esforçar para alcançá-los. Além disso, o colaborador também deve saber com antecedência o que será avaliado. Seu trabalho deve ter impacto direto no indicador.

Lembre-se que indicadores que possuem muitas variáveis ou que são muito subjetivos acabam sendo frustrantes pois o responsável não consegue modificar os resultados com seu esforço.

Enfrente resistências

Qualquer mudança de processo e de sistemas em organizações enfrenta resistência.

As resistências devem ser mapeadas e tratadas na implementação do sistema de avaliação de desempenho. É importante entender as causas das resistências para contorná-las de forma efetiva.

No caso de sistemas de avaliação de desempenho, alguns tipos comuns de resistências são:

1. dúvidas sobre a objetividade dos indicadores
2. objeção aos critérios de avaliação
3. contestação da utilidade da informação de desempenho

É importante se antecipar e ter respostas para estes tipos de resistências a fim de não deixar que elas impeçam o processo de trazer melhorias para o desempenho da empresa.

Avalie e revise continuamente

Um sistema de avaliação de desempenho requer monitoramento e refinamento de forma contínua.

Não será no primeiro ciclo de implementação do sistema de avaliação de desempenho que tudo estará funcionando de forma perfeita. É necessário que se mantenha a equipe engajada e avaliar se, de fato, os resultados estão melhorando e os objetivos estão sendo atingidos.

Para isso, você pode definir indicadores de monitoramento para o processo em si, como, por exemplo, a quantidade de avaliações enviadas no prazo, o valor médio das avaliações, o grau de satisfação do funcionário com o processo e outros.

Foco no desenvolvimento

Essa é uma das dicas mais importantes! Todo o processo deve estar focado no desenvolvimento das pessoas e das equipes. Desde o planejamento, na comunicação, a análise dos dados e acompanhamento (follow-up). Pensando no desenvolvimento, o retorno será no desempenho.

Existem vários modelos, e várias pesquisas relacionadas com o tema. Muitas críticas e muita inovação vindo por ai. Mas o que é incontestável é que o processo deve focar em desenvolver o colaborador. Esse é o melhor retorno que a organização pode ter no investimento nesse processo.

2. Ponto de vista tecnológico

Crie uma experiência do usuário fantástica

Um dos pontos mais importantes para que um sistema de avaliação de desempenho tenha sucesso na sua organização é a experiência do usuário no uso do sistema.

O software escolhido deve ser intuitivo, responsivo e simples de usar.

O usuário deve conseguir, por exemplo, realizar as avaliações sem a necessidade de consultar qualquer pessoa ou manual.

O sistema também deve ter a capacidade de funcionar em qualquer dispositivo (computador, tablet, smartphone) da mesma forma.

Dados devem ser transformados em informação

Um processo de avaliação de desempenho gera uma quantidade significativa de informações.

Ter um sistema que permita analisar todas estas informações geradas é fundamental para a análise e tomada de decisão.

Sem tal capacidade analítica do sistema de avaliação de desempenho, todo o processo de avaliação pode se tornar irrelevante.

Personalize seu processo

Cada organização deve ter o seu próprio processo de avaliação de desempenho com base em seus valores e cultura.

Para isso, é necessário que o sistema de avaliação de desempenho tenha flexibilidade. O sistema deve se adaptar aos processos da organização e não o contrário.

Para isso, ele deve oferecer uma capacidade de parametrização e customização que consiga atender a empresa.

Se você considerar os elementos críticos apresentados nesse artigo no momento de realização das avaliações de desempenho em sua empresa, a chance de sucesso e nível de engajamento de seus funcionários será muito maior.

Ainda tem dúvidas sobre o valor de uma avaliação de desempenho para os resultados da sua empresa? Sugerimos que você teste AGORA e DE GRAÇA o ImpulseUP, sistema de avaliação de desempenho on demand! Clique aqui e solicite um teste gratuito.

Este texto foi escrito e contextualizado para a realidade de PMEs com base no artigo “Como ter sucesso na implementação de um sistema de avaliação de desempenho” publicado no blog da Impulse.