O segredo sobre como organizar tarefas e tempo no trabalho

Entre o despertar e o anoitecer, logo pouco antes do longo descanso para se revigorar para um novo dia, é possível sentir aquela sensação de que tudo o que foi realizado durante todo o dia foi em vão. Por isso, entender como organizar tarefas é essencial para evitar esse sentimento de frustração.

A sensação de pouca produtividade com uma pitada de desorganização em relação ao tempo gera um problema enorme — a impossibilidade de atingir o que se deseja na vida profissional.

Diariamente, é muito comum o excesso de tarefas se sobrepor ao espaço tempo para finalizar isso ou aquilo e ao mesmo tempo analisar o que pode ser frutífero ou não.

Praticamente fui especialista neste tipo de comportamento, diria um tanto quanto especialista em se perder na organização do tempo, mas quem nunca passou por isso?  Você já esteve nessa situação?

A luta contra o tempo

Lembro com clareza quando desenvolvia um projeto há dois anos atrás no qual me exigiu um grande esforço em criar sua estrutura, análise de conteúdo, encaixe de soluções, como se fosse uma brincadeira de quebra-cabeça, porém com muita seriedade, pois de lazer ali não havia nada. No entanto, sabia que com muito esforço da sua finalização  nasceria uma grande satisfação.

Enfim, o que me tomou conta em toda essa situação foi frustração. Ao mesmo tempo em que executava determinada tarefa, era bombardeado com a falta de resultados decorrentes daquelas mesmas ações como se estivesse andando perdidamente em círculos.

E a dor disso tudo não era para aceitar, era para enxergar justamente onde estavam meus erros e a maneira como deveria destinar novos comportamentos para fazer valer todo o esforço empregado.

Mesmo ciente da conhecida e famigerada Regra dos 20% de execuções com 80% de resultados, ainda assim era necessário executar essa regra diariamente em busca de resultados.

O lance não seria simplesmente ter a consciência das minhas tarefas como um todo, a nuance dos problemas e suas possíveis soluções. A coisa toda era mais profunda. Eu tinha que ter a atitude firme de executá-las em conjunto e assumir um sério compromisso com a gestão do tempo, cujo fator foi determinante para tomar um novo rumo.

Um novo caminho: como organizar tarefas sem sofrimento

A análise desse ponto foi primordial e importante para um novo caminho quando passei a elaborar uma lista de tarefas, atividades e responsabilidades que desempenhava naquela época.

Posteriormente, pontuei exatamente a razão de cada item na lista e qual realmente dava suporte para a minha meta. Estabeleci como uma regra de 0 a 10 o quanto impactava para mensurar o grau de importância de cada item frente ao meu objetivo final.

Um detalhe muito importante nesse raciocínio foi determinar exatamente o que poderia perder no meio do curso se viesse parar de fazer isso ou aquilo na lista de itens.

Como definir prioridades

A grande diferença adveio da separação do joio do trigo, ou seja, o que realmente poderia ser eliminado e o que era relevante naquele momento. O que geraria mais resultados para determinar para que me aproximasse do meu tão visado objetivo.

Separei os itens de alto impacto e coloquei-os como prioridade. Os que não eram tão importantes assim passei a delegar para outras pessoas, por exemplo: finanças para a esposa cuidar.

Agora, um aspecto muito mais importante nisso tudo e o que geralmente alguém acaba deixando “passar batido” é observar as tarefas que não são feitas e que devem iniciar imediatamente.

Isso acontece porque a confusão no espaço-tempo na realização de tarefas diárias pode ser tão grande e lotada que ofusca qualquer clareza mental sobre aquilo que você faz e o que realmente deve ser feito para produzir resultados. É por isso que a consciência dos seus erros é tão importante nesta etapa.

Com essa filtragem foi possível visualizar com nitidez todas as prioridades e com os devidos prazos para conclusão.

Os benefícios da organização mental

Agindo dessa maneira conclui uma força-tarefa que estava prevista para 1 ano e meio na teoria para 8 meses de término na prática, cuja sensação de desorganização inicialmente me proporcionava uma dor de cabeça de aproximadamente 2 anos para sua conclusão.  Algo assustadoramente fora do previsto na teoria e muito diferente no que foi realizado na prática pautado em técnica de organização mental.

Você também pode se organizar

Esse tipo de atitude funciona com qualquer objetivo, qualquer atividade porque o importante é se organizar no tempo relacionando o que deve ser feito para produzir o maior número de resultados possíveis dentro do seu objetivo especificado. Aquilo que você quer que aconteça de verdade. Obter a percepção de que o tempo passa e as prioridades naquilo que se deseja devem ser alocadas de maneira eficaz.

Conheça um pouco mais sobre minha carreira e serviços que ofereço nas áreas de desenvolvimento profissional, visitando meu site e blogs em que escrevo sobre vários assuntos para aumento de performance. Assim, você pode aprender ainda mais dicas sobre como organizar tarefas.